Sie möchten den perfekten Kongress organisieren?

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Der perfekte Kongress

Möchten Sie einen Kongress für Ihr Unternehmen organisieren? Die Organisation einer Konferenz erfordert viel Zeit und Geld. Ihre Gäste haben hohe Erwartungen und bezahlen Geld für die Konferenz. Eine gute Vorbereitung ist daher sehr wichtig. Denn eine erfolgreiche Konferenz trägt positiv zu Ihrem Unternehmensimage bei. Aber wie organisiert man den perfekten Kongress? Wir geben Ihnen 10 Tipps.

Tipp 1. Beginnen Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen

Starten Sie nicht zu spät mit den Vorbereitungen. Das hört sich logisch an, aber an diesem Punkt geht oft noch schief.

Nehmen Sie sich auf jeden Fall mindestens vier Monate Zeit, um Ihre Konferenz zu organisieren. Senden Sie die Einladungen spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Kongress. Besucher können dann in ihrem Kalender Platz für Ihre Veranstaltung machen.

Möchten Sie Top-Referenten einladen? Dann ist es normalerweise notwendig, diese sechs bis acht Monate im Voraus zu buchen.

Tipp 2. Sorgen Sie für ausreichend Budget und Kapazität

Eine Konferenz zu organisieren ist teuer. Sie müssen einen Standort mieten, Technologie bereitstellen, einen Gastredner buchen, Unterhaltung organisieren und zusätzliches Personal einstellen. Identifizieren Sie also gut Ihre Wünsche für die Konferenz und stellen Sie sicher, dass dafür ein ausreichendes Budget zur Verfügung steht.

Stellen Sie außerdem sicher, dass genügend Kollegen vorhanden sind, die bei der Organisation des Kongresses zusammenarbeiten. Wenn diese wenig Zeit haben, besteht das Risiko, dass sie anfangen, Aufgaben unordentlich zu erledigen.

Tipp 3. Buchen Sie einen geeigneten und inspirierenden Ort für Ihre Konferenz

Der dritte Tipp ist, einen geeigneten Ort zu buchen. Dieser sollte nicht nur zu Ihrem Kongress passen, sondern auch zu Ihrer Zielgruppe. Mit einer inspirierenden Location unterscheiden Sie sich von Konkurrenten und Sie überraschen Ihre Gäste. Die wichtigsten Faktoren bei der Standortwahl sind eine gute Erreichbarkeit und ausreichende Parkmöglichkeiten.

Tipp 4. Faszinieren Sie Ihre Gäste mit einem abwechslungsreichen Programm

Der Inhalt des Programms macht oder bricht Ihren Kongress. Also ist es wichtig ein abwechslungsreiches und spannendes Programm zusammenzustellen. Planen Sie nicht nur Vorträge, sondern bieten Sie Abwechslung. Wie wäre es beispielsweise mit Workshops auf Ihrem Kongress? Bieten Sie noch mehr Unterhaltung, indem Sie einen Entertainer buchen. Oder lassen Sie eine Band, beispielsweise eine Coverband oder eine Jazzband, die Hintergrundmusik bereitstellen.

Bekannter Experte als Tagesvorsitzender

Eine weitere großartige Ergänzung der Konferenz ist die Einstellung eines bekannten Experten als Tagesvorsitzenden. Es ist jedoch wichtig, dass dieses prominente Mitglied zu der Konferenz, Ihrem Unternehmen und den Gästen passt.

Gleichwertiger Ersatz

Wenn Sie bei Evenses eine Band, einen Entertainer oder einen Promi buchen, bieten wir immer einen Ersatz für den Fall, dass dieser ausfällt. Es kann vorkommen, dass die Band, der Gastredner oder der Entertainer unerwartet aus Krankheits- oder anderen Gründen absagen muss. Wir versprechen Ihnen einen gleichwertigen Ersatz, damit ein erfolgreicher Kongress dennoch garantiert ist.

Workshops für Ihre Gäste

Evenses bietet verschiedene Workshops für Ihren Kongress an, wie zB:

Schokoladenworkshop: Lassen Sie Ihre Gäste den Ursprung und die Mystik der Schokolade kennenlernen.

Cocktail workshop: Geben Sie Ihren Besuchern die Möglichkeit, eigene (alkoholfreie) Cocktails zuzubereiten.

Sushi workshop: Überraschen Sie Ihre Gäste mit einem Sushi-Workshop mit verschiedenen Sushi-Sorten.

Tipp 5. Stellen Sie sicher, dass die Technik gut organisiert ist

Wenn die Nachricht des Gastredners Ihre Gäste nicht erreicht, ist Ihre Konferenz zum Scheitern verurteilt. Stellen Sie sicher, dass im technischen Bereich alles gut organisiert ist. Testen Sie vorher den Ton und das Licht. Sie verhindern dann, dass ein Sprecher während seines Vortrags unterbrochen wird, weil die Technik fehlschlägt oder kein Projektor vorhanden ist.

Tipp 6. Nutzen Sie Social Media für die Promotion

Nutzen Sie Social Media zur Werbung für Ihre Konferenz wie Facebook, Twitter und Instagram. Hier können Sie alle Neuigkeiten zu Ihrem Kongress kostenlos und sehr vorteilhaft mit anderen teilen und erreichen einen großen Teil Ihrer Zielgruppe.

Tipp 7. Sorgen Sie für eine klare Aufgabenteilung

Vereinbaren Sie eine klare Aufgabenteilung mit Ihren Kollegen. Es ist dann jedem klar, welche Aufgabe er oder sie hat. Sie verhindern so auch, dass bestimmte Dinge nicht erledigt werden, weil eine Person der Meinung ist, dass die andere Person dies tun würde. Mit einer klaren Aufgabenteilung läuft Ihr Kongress reibungslos.

Tipp 8. Vermeiden Sie lange Schlangen am Eingang

Eine lange Schlange am Eingang ist kein guter Start für Ihren Kongress. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste nicht lange warten müssen. Sie können Hostessen anstellen, damit der Check-in reibungslos verläuft.

Tipp 9. Verwenden Sie immer ein Skript

Die Verwendung eines Skripts ist ein Muss. Tun Sie dies auch, wenn Sie die Konferenz bis ins letzte Detail vorbereitet haben. Wenn jemand krank ist oder ein Unglück besteht, können Sie jederzeit auf dieses Szenario im Skript zurückgreifen.

Tipp 10. Nehmen Sie sich Zeit für eine Auswertung

Nach dem Kongress wartet noch ein letzter Schritt auf Sie. Nehmen Sie sich Zeit für eine Auswertung. Finden Sie heraus, was gut gelaufen ist und was besser sein könnte. Nehmen Sie diese Punkte als Lernmoment für einen nächsten Kongress. Senden Sie auch Dankesbriefe an die Gäste, die Referenten und die Lieferanten. Dadurch bauen Sie eine Beziehung zu ihnen auf.



Was ist im Preis inbegriffen?

Alles, was für einen erfolgreichen Auftritt benötigt wird, ist standardmäßig enthalten. Der Preis ist also all-inclusive und es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Enthalten sind:

  • Geschirmte, professionelle Unterhaltung
  • Geld-zurück-Garantie
  • Reisekosten
  • Mehrwertsteuer
  • Ersatzunterhaltung im Krankheitsfall
  • Online-Wunschliste
  • Persönlicher Eventmanager
  • 24/7-Kundendienst
  • Montage und Demontage (falls erforderlich)
  • Licht- und Tontechnik (falls erforderlich)
  • Andere notwendige Ausrüstung (falls erforderlich)
Wie wird der Preis bestimmt?

Der Preis hängt hauptsächlich von den folgenden Faktoren ab:

  • Die gewünschte Dauer der Aufführung
  • Die Reisezeit und die Reisekosten
  • Erforderliche Licht- und/oder Tontechnik
  • Etwaige Warte- und Vorbereitungszeit
  • Die Gruppengröße
  • Vertrautheit mit dem Gesetz.

Letztlich ist jede Partei einzigartig. Daher besprechen wir Ihre Anforderungen gerne im Voraus und können Ihnen ein entsprechendes maßgeschneidertes Angebot unterbreiten.

Wie wird die Qualität der Unterhaltung garantiert?

Ein speziell geschultes Team prüft unser Unterhaltungsangebot vorab. Dabei betrachten wir folgende Punkte:

  • Erfahrung,
  • Ausbildung,
  • Preis-Qualitäts-Verhältnis,
  • Repräsentativität,
  • Originalität
  • Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Terminen.

Was wir sonst noch tun:

  • Alle Künstler werden durch Demos und Live-Auftritte vorgestellt.
  • Persönliche Vorstellung, bevor die Akteure im Namen von Evenses auftreten können
  • Unsere Unterhaltung hat auch ein Online-Portal, wo sie alle Informationen und Anforderungen Ihrer Buchung jederzeit einsehen können
  • Wir rufen vor der Buchung an und schicken eine SMS, um die Unterhaltung zu überprüfen.
  • Wir arbeiten nur mit Unterhaltungsprogrammen, hinter denen wir selbst stehen und die unseren Qualitätsstandards entsprechen. In allen anderen Fällen erscheinen sie nicht auf unserer Website.
  • Da wir seit fast 15 Jahren im Geschäft sind, haben wir eine gute langfristige Beziehung zu fast allen unseren Unterhaltungspartnern.
Wie läuft eine Buchung ab?

Unsere Aufgabe ist es, Sie vollständig zu entlasten, damit Sie am Ende eine erfolgreiche Party feiern können. So gelingt Ihnen eine erfolgreiche Party:

  1. Schauen Sie sich unsere Website an und wählen Sie die Unterhaltung, die Ihnen gefällt. Schwierige Wahl? Kontaktieren Sie unser Team und wir helfen Ihnen, die richtige Option zu finden
  2. Sie erhalten ein unverbindliches Angebot. Passt es nicht ganz zu Ihren Bedürfnissen? Lassen Sie es uns wissen, und wir werden versuchen, es anzupassen. Ist der Vorschlag nach Ihrem Geschmack? Dann können Sie angeben, dass Sie buchen möchten.
  3. Sie können Ihre Wünsche und andere Angaben online übermitteln. Wir werden eine Vereinbarung treffen und eine Rechnung ausstellen. Dieser kann online bezahlt und unterzeichnet werden. Wir planen alle Unterhaltungsprogramme korrekt. Wir werden uns kurz vor der Buchung mit Ihnen in Verbindung setzen.
  4. Wir sind bereit. Wir werden dafür sorgen, dass es ein erfolgreiches Ereignis wird!
Wie kann ich kündigen?

Möchten Sie unerwartet kündigen? Bitte kontaktieren Sie uns, wir werden dann versuchen, das Problem so gut wie möglich zu lösen, sowohl für Sie als auch für die von Ihnen gebuchte Veranstaltung. In der Regel finden wir im Gespräch die beste Lösung.

Dies ist unsere Standard-Stornierungspolitik:
Nachdem Sie Ihre Buchung bestätigt haben, haben Sie 14 Tage Bedenkzeit. Sie können dann kostenlos und ohne Angabe von Gründen stornieren. Dies gilt nur für Buchungen, die am Tag der Buchung länger als 45 Tage zurückliegen.

Wenn die Bedenkzeit abgelaufen ist oder die Buchung innerhalb von 45 Tagen erfolgt, berechnen wir eine Stornogebühr. Sie können bei der Buchung einen Stornierungsschutz für 6,8 % des Buchungsbetrags abschließen.

Ohne Kündigungsschutz kündigen:
20% bis zu 90 Tage oder mehr vor der Buchung
40% bis zu 31 Tage vor der Buchung
60% bis zu 14 Tage vor der Buchung
80% bis zu 7 Tage vor der Buchung
100% bis zu 0 Tage vor der Buchung

Stornierung mit Kündigungsschutz:
bis zu 90 Tage vor der Buchung
20% bis zu 31 Tage vor der Buchung
30% bis zu 14 Tage vor der Buchung
40% bis zu 7 Tage vor der Buchung
50% bis zu 0 Tage vor der Buchung
+
Bei flexibler Stornierung kann der Kunde, wenn der Anbieter zustimmt, das Buchungsdatum einmal kostenlos verschieben.

Bei bekannten Künstlern halten wir uns an die Stornobedingungen, wie sie bei dieser Partei gelten.

Wie erfolgt die Bezahlung?

Sie können Ihre Zahlung über unsere sichere Online-Umgebung vornehmen. Wir nutzen dafür den Zahlungsanbieter Mollie. Sie können aus allen gängigen Zahlungsarten wählen.

  • Ideal
  • Banküberweisung
  • Kreditkarte
  • PayPal
  • Apple Pay
  • Sofort-Banking
  • Kontakt zur Bank
  • KBC/CBC-Bezahltaste
  • Belfius Pay Button

Sie können die folgenden Zahlungsbedingungen wählen:

  • 100% Anzahlung im Voraus
  • 50% bei Buchung, die restlichen 50% 14 Tage vor der Buchung
    Nur für Unternehmen:
  • Zahlung 30 Tage nach der Buchung (2,9% Aufschlag)
  • Zahlung 60 Tage nach der Buchung (6,8% Aufschlag)
Was ist, wenn meine Party wegen Corona nicht stattfinden kann?

Sie möchten ein Unterhaltungsprogramm buchen, sind sich aber nicht sicher, ob Ihr Partytermin stattfinden kann? Bei uns können Sie Ihre Buchung jederzeit kostenlos umbuchen, wenn Ihre Feier aufgrund von staatlichen Maßnahmen nicht stattfinden kann. Wir bieten diese Garantie völlig kostenlos an!

Was ist, wenn der Entertainer nicht in letzter Minute auftreten kann?

Wir haben immer eine Backup-Option zur Verfügung. Unser Team ist 24 Stunden am Tag erreichbar. Sollte das von Ihnen gebuchte Unterhaltungsprogramm aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden können, werden wir alles in unserer Macht Stehende tun, um es zu ermöglichen. Da wir über ein so großes Netzwerk verfügen, haben wir immer Erfolg.

Garantierte Qualität
Persönlicher Service
Auftrittsgarantie
Erfahrung mit 10.000+ Events
Auch eine erfolgreiche Party?

Unabhängig von Ihrer Veranstaltung oder Feier sind wir hier, um Ihren besonderen Tag zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.

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